Después de haber visto los impresionantes destrozos materiales que ha provocado la pandemia, los huracanes, los terremotos y otros desastres naturales en estos tiempos, los negocios de las zonas afectadas quedan sujetos a dos opciones: recuperarse o desaparecer. Y aquellos que se recuperen, ¿cuánto tiempo tendría que pasar para reiniciar su actividad?

Si eres dueño o directivo de una empresa, no importa el tamaño, te hago la siguiente pregunta:

¿Tienes un Plan B para recuperar tu negocio el día después de mañana?

Un plan de continuidad de negocio (PCN o BCP por sus siglas en inglés) identifica las partes más importantes de tu negocio, selecciona los riesgos potenciales para esas piezas críticas y le prepara para recuperarse lo más rápido y fácil posible. La Planificación de Contingencia es una parte crucial de la Planificación de la Continuidad – significa tener una copia de seguridad en caso de que el plan original ya no funcione.

En efecto, ¡estamos hablando del plan B! Tu PCN no debe limitarse a qué hacer después de un desastre «natural». Debería cubrir cualquier riesgo o amenaza que pudiera interrumpir sus actividades empresariales más importantes.

Un plan de continuidad es diferente al plan de emergencia. Los planes de emergencia cubren los procedimientos en el momento de la crisis. El PCN se refiere a cómo obtendrás las partes básicas de tu negocio para ponerlo en funcionamiento nuevamente.

¿Por qué necesitas un plan?

Como dueño de un negocio no estás legalmente obligado a hacer una planificación de la continuidad del negocio, pero hay muchas razones para invertir tiempo, dinero y energía en ello. Muchas empresas pequeñas tienen problemas considerables a la hora de reabrir después de un desastre. La planificación mejora en gran medida la probabilidad de que tu negocio va a sobrevivir, por lo que debe estar en tu lista de tareas obligatorias.

Otras razones para hacer un PCN:

• Representa una ventaja para los compradores e inversores potenciales – esto demuestra que has pensado en otros escenarios más que el de hacer negocios como siempre. Generas confianza a tu personal, especialmente si a esos trabajadores los involucras en la planificación.
• Te ayuda a detectar buenas oportunidades para tu negocio, por ejemplo, la nómina de outsourcing.
• Podría ayudarte a negociar primas de seguro más bajas – cuanto más resistente sea tu empresa es más probable que las aseguradoras te consideren un riesgo más bajo.

No dejes que tus planes acumulen polvo en la estantería. Aquí te muestro:

Los 10 pasos para la planificación de la continuidad del negocio

Esta guía te ayudará a pensar cómo proteger los aspectos más importantes de tu negocio. ¿Cómo puede volver a la normalidad tu negocio tan rápido y sin problemas como sea posible? ¿Cuáles son las opciones si no puede volver a los negocios como de costumbre? Es importante pensar en diferentes opciones más que en absolutos.

Paso 1. Identificar productos o servicios clave

Preguntas que debes hacer:

• ¿Cuáles son los mayores riesgos para la actividad que más te genera rendimientos?
• ¿Cómo puedes reducir estos riesgos?
• ¿Qué es lo más esencial para producir o llevar a cabo en tus actividades clave, por ejemplo, materias primas, un sitio web en pleno funcionamiento, los propios trabajadores?
• ¿Se puede arreglar sin su conjunto completo de productos o servicios?
• ¿Cuál es tu actividad menos rentable? Estás preparado para hacer una pausa o detener esto hasta que vuelva el negocio sobre sus pies.

Paso 2. Identificar personas internas clave

Estos pueden ser el personal trabajador o socios comerciales – o su junta directiva

Preguntas que debes hacer:

• Si tienes personal, ¿podría continuar tu negocio sin alguno o ninguno de ellos?
• ¿Tu negocio depende en gran medida de una persona para las tareas clave? ¿Qué sucede si esta persona no está disponible? ¿Cuáles son las funciones principales de todo el personal?
• ¿Cómo puedes obtener personal temporal a corto plazo?
• ¿Cómo puedes apoyar al personal y a sus familias si se ven afectados?

Paso 3. Identificar las conexiones clave

Estas conexiones clave pueden ser proveedores de productos, proveedores de servicios, o clientes regulares.

Preguntas que debes hacer:

• ¿Qué tan robusta es tu cadena de suministro?
• Si tu negocio depende de proveedores externos o fabricantes, ¿tienes un respaldo si algo sale mal?
• Si tu empresa usa el transporte para entregar productos o servicios, ¿cuáles son sus alternativas si algo sale mal? ¿Puedes alquilar vehículos? ¿Qué pasa si el puerto, el aeropuerto, la carretera o el sistema ferroviario se interrumpe? ¿Podrían los clientes acudir a ti en el corto plazo?
• ¿Quién puede ayudarte a poner tu negocio en pie nuevamente? ¿Tienes buenas relaciones con tu banco, con el director o con los asesores?
• ¿Quién puede ayudarte si no puedes entrar a tus instalaciones o sistemas de TI?

Paso 4. Identificar equipos y suministros esenciales

Preguntas que debes hacer:

• Si confías en tu propio equipo para fabricar productos, ¿podrías pedir prestado o alquilar equipo o locales alternativos si tus instalaciones están fuera de acción?
• ¿Podría tu personal usar sus ordenadores personales para trabajar si los ordenadores de negocios no están disponibles? Averigua quién tiene los dispositivos adecuados – la empresa debería ayudar a pagar por el uso de Internet.

Paso 5. Considerar las opciones de reubicación

Preguntas que debes hacer:

• Si necesitas desalojar tus locales habituales de manera inesperada, ¿cómo puedes mantener tu negocio a flote?
• ¿Podría el personal trabajar desde un lugar alternativo, o desde su casa, si las instalaciones no pueden usarse? Es posible que desees preguntar a tus principales proveedores, clientes, incluso a los competidores, si podrían ahorrar espacio en sus instalaciones en caso de emergencia.
• Si el negocio necesita mudarse, ¿cómo puede comunicarse mejor con sus clientes sobre su nueva ubicación y desde su nueva ubicación?

 Paso 6. Considerar las opciones de aseguradoras

Preguntas que debes hacer:

• ¿Qué podría ir mal con mi negocio o en el trabajo?
• ¿Lo tengo cubierto con mi aseguradora?
• ¿Un seguro de interrupción del negocio, que cubre las pérdidas después de una emergencia, es una buena opción?

Paso 7. Identificar quién puede dirigir el negocio en tu ausencia

Preguntas que debes hacer:

• Si alguna situación extraordinaria te lleva a ti o a otro miembro importante del equipo fuera de la empresa, ¿quién puede asumir las tareas importantes?
• Si hay una interrupción importante, ¿cuál es el rol de cada miembro del personal para recuperar el negocio?

Paso 8. Mantener los datos de contacto a mano

Preguntas que debes hacer:

• ¿Tienes a mano los datos de contacto de emergencia? Esta lista puede incluir personal, servicios de emergencia, clientes y proveedores. También puede incluir tus datos de seguro, de la empresa de seguridad y o de negocios vecinos.
• ¿Cuándo se actualizaron por última vez los datos de contacto? Puede ser hora de comprobar si hay algún cambio.

Paso 9. Copia de seguridad de datos importantes

Preguntas que debes hacer:

• ¿Qué datos – datos del cliente, correos electrónicos, archivos y hojas de cálculo – son fundamentales para tu negocio?
• ¿Qué datos confidenciales – archivos de personal, datos bancarios, documentos fiscales – son necesario mantenerlos seguros?
• ¿Realizas regularmente copias de seguridad de datos en un disco duro, servidor y en la nube? Es hora de empezar si no lo haces ya.

Paso 10. Ponerlo en práctica

Al igual que los planes de emergencia, un Plan de Continuidad de Negocio no debe quedarse archivado en el estante. Debe probarse y practicarlo con el personal pertinente al menos una vez al año. Esto no debiera ser costoso o consumir mucho tiempo.

Ejecuta los simulacros de continuidad de manera conjunta con tu equipo de unos 30 minutos, donde le darás al personal un escenario para planificar. En lugar de fijarse en la causa de la interrupción, por ejemplo, un desastre natural, un ciberataque, un autosabotaje o un simple corte de energía, se deben centrar en cómo manejar las consecuencias:

• ¿Qué harán si una máquina importante no funciona?
• ¿Qué opciones tienen si las instalaciones están cerradas por una semana o más?

Recuerda, no hay dos crisis iguales. Pero juntos, con tu personal, puedes encontrar soluciones similares a situaciones diferentes. Tu plan cambiará a medida que vaya evolucionando tu negocio, así que asegúrate de realizar una revisión después de cada prueba y actualizar el plan si es necesario. El personal necesita saber qué hacer aunque no estés disponible. Y, sobre todo, asegúrate de que tu plan sea fácilmente accesible.