Si usted se ha propuesto hacer un mayor uso de las tecnologías de la información dentro de su organización, uno de los mayores problemas a los que se enfrentará a diario es la gestión de todo el archivo en papel que guarda en en las oficinas de su empresa. La firma electrónica le servirá en un escenario donde no hay mucho sitio físico para archivar y, por su puesto, eliminar por completo el archivo en papel.

En lo relativo a la gestión documental de su empresa, la firma electrónica puede ayudarnos a garantizar la integridad de contenido y asegurar la confidencialidad al momento de firmar documentos internos de la empresa que se consideren importantes. La digitalización de todo el archivo en papel podrá tener un cifrado de datos que se conoce como certificado “digital” o “electrónico” (software que permite el cifrado con algoritmo AES con claves de hasta 256-bit). Existen diversos ámbitos de aplicación que otorgan una mayor eficiencia y costes casi nulos de material como es el caso de facturas electrónicas que pueden ser controladas de una forma segura y proporcionarse en un período inmediato de tiempo.

Otras ventajas de la firma digital aplicada en gestión documental son identificar autor, señalar conformidad con el documento, comprobar que ha sido leído, mostrar el tipo de firma y garantizar que el documento no se pueda modificar. El documento puede ser firmado de forma colaborativa al vincular un documento y su proceso de firma a un flujo de trabajo: si la empresa cuenta con varias oficinas o cedes (incluso en distintos países), se puede realizar una firma colaborativa de un documento entre personas pudiendo éstas estar en distintos lugares.

Sin embargo es importante señalar que existen tres tipos de firmas: electrónica, electrónica avanzada y electrónica reconocida.

• La firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación personal.
• La firma electrónica avanzada: es aquella firma electrónica que permite establecer la identidad personal del suscriptor respecto de los datos firmados y comprobar la integridad de los mismos, por estar vinculada de manera exclusiva tanto al suscriptor, como a los datos a que se refiere, y por haber sido creada por medios que mantiene bajo su exclusivo control.
• La firma electrónica reconocida: es aquella firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

¿Cómo hacer uso de la firma electrónica?

Para utilizar la firma electrónica en su organización, lo primero que se necesita es la firma electrónica expedida por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 29/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Por ejemplo “CERES” (Certificación Española), entidad dependiente de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que actúa en convenio con todas las administraciones públicas. Después de una serie de trámites que identifiquen al responsable de los poderes de la sociedad se otorgará la firma electrónica.
CERES
De la misma forma, y mucho más extendido, el DNI electrónico es una herramienta que sirve como firma digital. El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha puesto a disposición de las PYMES y ciudadanos la aplicación ecoFirma, una aplicación gratuita, que sirve tanto para firmar documentos electrónicamente como para comprobar la firma de documentos firmados de una manera sencilla y rápida. Permite además firmar cualquier tipo de archivo por varios firmantes simultáneos.

Para este caso se necesita la instalación del software para la utilización del DNIe en el ordenador utilizando los lectores de tarjetas como: SCM SCR3310, Gemalto PC Twin, Bit4ld, Costar US777-A, C3PO LTC31 y Omnikey 3121 CCID.

¿Qué trámites puede realizar con firma electrónica en el ámbito de la empresa?

En el ámbito de la empresa una firma electrónica puede utilizarse para firmar electrónicamente: correos electrónicos, facturas electrónicas, contratos electrónicos, transacciones electrónicas, trámites tributarios electrónicos o cualquier otro tipo de aplicaciones donde se pueda reemplazar la firma manuscrita y se encuentre facultado para hacerlo dentro del ámbito de su actividad o límites de su uso. La gran mayoría de las Administraciones Públicas y empresas ya disponen de servicios online que permiten utilizar firmas electrónicas y sobre todo DNIe;

Agencia Tributaria:
Declaración de la Renta;
Comprobar y modificar domicilio fiscal;
Descargar modelos y formularios;
Presentar y consultar declaraciones;
Pago de impuestos;
Solicitar aplazamientos;
Presentar documentación relacionada con una notificación recibida de la AEAT;
Apoderar y otorgar representación;
Solicitar y recoger certificaciones tributarias;
Participar en subastas;
Consultar deudas.

Seguridad Social:
Solicitud de Informe de Vida Laboral;
Solicitud cambio de domicilio;
Informe de Alta laboral a fecha concreta;
Asignación de número de la Seguridad Social;
Informe de bases y cuotas ingresadas en el ejercicio seleccionado;
Duplicado de Documento de Afiliación;
Informe de datos identificativos y de domicilio;
Situación de cotización/deuda trabajadores;
Solicitud de domiciliación en cuenta;
Solicitud cambio de base de cotización (Autónomos);
Devolución de cuotas;
¿Cómo va mi prestación?;
Percepción de pensiones públicas;
Información de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF;
Certificado Provisional Sustitutorio (CPS);
Seguimiento de impugnaciones ante la TGSS.

Ministerio de Trabajo e Inmigración (Red Trabaja):
Envío de los datos del certificado de empresa de tus trabajadores contratados, cuando finalice o se suspenda o reduzca su relación laboral;
Trámites relativos a prestaciones;
Publicar y gestionar ofertas de empleo.

Comunidades Autónomas:
Envío de solicitudes para subvenciones, ayudas, etc.
Aportar documentación y conocer el estado de tus expedientes;
Pago de tasas.
Declaración y pago de impuestos;
Valoraciones de bienes,etc.;
Solicitud de certificados y justificantes.

Oficina española de patentes y marcas:
Solicitud de marca o nombre comercial;
Solicitud de registro de diseño industrial.